Das Coronavirus, auch als COVID-19 bekannt, führte innerhalb kürzester Zeit zu einer weltweiten Krisensituation. Zahnärzte und Praxisteams sind besonders gefährdet, da während der Behandlung Infektionen übertragen werden können. Darüber hinaus unterliegt die tägliche Arbeit in der Praxis signifikanten Einschränkungen, beispielsweise durch die soziale Distanzierung und die verschärften Hygienevorschriften. Vielerorts steht keine ausreichende Schutzausrüstung zur Verfügung und auch die Patienten sind zögerlich bei der Vereinbarung eines Zahnarzttermins. Zahlreiche Praxen können ihre Terminplanung nicht wie gewohnt durchführen. Die Folge sind eine geringere Auslastung sowie freie Zeitfenster.

„Wir sollten diese Zeit nutzen, auch sie wird vorübergehen,“ meint der Gründer von NiftyThriftyDentists.com, Dr. Glenn Vo (USA). Er eruiert aktiv Wege, um die Performance seiner Praxis inmitten des aktuellen Stillstands zu optimieren. „Nach der Pandemie wird wieder Normalität eintreten, darauf sollten wir gut vorbereitet sein“

Großereinemachen

Eine gründliche Praxisreinigung ist das A und O. In der Hektik des Alltags werden manche Ecken allerdings schon einmal übersehen. „Im normalen Praxisablauf ist die Zeit immer knapp. Doch aktuell steht genügend Zeit zur Verfügung. Daher ist das ausführliche Großreinemachen jetzt für jeden empfehlenswert “, so Dr. Vo.

Überholung der Praxisausrüstung

Ein Problem hier, ein Problem dort: Kleinere Instandhaltungsmaßnahmen werden oft nicht sofort durchgeführt, da bisweilen die notwendigen Ressourcen fehlen. Sie häufen sich an und beeinträchtigen die Produktivität der Praxis. Ehe man sich versieht, türmt sich ein Berg von Dingen auf, der dringend abgearbeitet werden sollte.

„Wer ist nicht ab und zu etwas nachlässig?“ fragt sich Dr. Vo. „Manchmal wechselt man die die Filter seiner Ultraschallscaler und Pulverstrahlgeräte und stellt dabei fest, dass das schon lange vorher fällig gewesen wäre. Müssen Behandlungsstühle oder andere Gerätschaften überholt werden? Jetzt ist definitiv ein guter Zeitpunkt dafür.“

Teamschulungen

Verbessert sich die Kommunikationsfähigkeit des Teams, wirkt sich dies auf den Erfolg der Praxis aus. Dr. Vo empfiehlt, Dentalhygienikerinnen und Helferinnen zu schulen, damit sie den Patienten Behandlungskonzepte und -maßnahmen in Zukunft noch besser erklären können. Es ist außerdem hilfreich, den Helferinnen die Fachsprache der Dentalhygienikerinnen näher zu bringen. „Wir haben nie genug Zeit, um unser Team zu schulen. Jetzt bietet sich eine einmalige Gelegenheit dazu. Nach der Krise wird das Team auf dem neuesten Stand sein und der Praxisablauf wird dadurch produktiver werden“, meint Vo.

Organisation von Labor- und Lagerbereichen

Instrumente werden einmal hier und einmal dort abgelegt. Im Laufe der Zeit schleicht sich eine gewisse Unordnung in Schränken und Schubladen ein. „[ . . . ] Dadurch wird es schwieriger, die benötigten Gegenstände wieder zu finden. Sie werden irgendwo deponiert und eventuell sogar vergessen“, sagt Vo und fügt mit einem Lächeln hinzu: „Es kann durchaus motivierend sein, etwas wieder zu finden, mit dem man gar nicht mehr gerechnet hat. Auch auf diese Weise lässt sich Geld sparen“. Nach einer Neuorganisation seiner Praxis wurden alte Laborutensilien in ein angemietetes Lager gebracht. Dadurch entstand Platz für eine Behandlungseinheit und die bisherige Abstellfläche in der Praxis wurde zu einem produktiven Bereich umgestaltet.

Modernisierung und Digitalisierung

Trotz der technologischen Möglichkeiten eines modernen Arbeitsplatzes sieht mein Schreibtisch aus, als hätte jemand einen Eimer mit Post-it-Notizen umgeworfen und ein Kind mit einem Laubbläser darauf losgelassen. Wenn ich meinen Arbeitsplatz nicht ein Mal pro Woche aufräume, entsteht ein heilloses Durcheinander. Es mag zunächst abschreckend sein, eine ganze Praxis aufzuräumen. Letztendlich verbessert sich dadurch aber die Funktionalität, da weniger Zeit mit der Suchen nach Dingen verschwendet wird. Dr. Vo zufolge sollte man sich jetzt mit der Umstellung auf papierlose Arbeitsabläufe und der Modernisierung des Arbeitsbereichs beschäftigen. Über Strg+f findet man Dokumente schließlich viel schneller, als inmitten eines Stapels handgeschriebener Zettel.

Bessere Nutzung sozialer Medien

Wenn Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Praxis steigern möchten, sollten Sie die sozialen Medien aktiver nutzen. Dies ist auch mit einem kleinen Budget möglich, da der Erfolg in den sozialen Medien mit Kreativität und nicht unbedingt mit einem dicken Portemonnaie erzielt wird. Natürlich kann man kostenpflichtige Anzeigen schalten. Allerdings sind ansprechende, sympathische und originelle Posts viel nutzbringender als übermäßig viele Anzeigen. „Man kann entweder alles auf einmal posten oder Posts erstellen und speichern. Damit legt man sich einen kleinen Vorrat für Zeiten an, in denen wieder mehr zu tun ist“, meint Vo. „Man kann Anleitungen und Tipps für zu Hause geben oder auf Facebook live gehen.“ Außerdem kann man dem Team zeigen, wie einige der oben aufgeführten Tätigkeiten (Schulung, Organisation, Digitalisierung, etc.) in Angriff genommen werden können - für eine optimale Vorbereitung auf die Zeit nach der Krise. Ist man noch nicht allzu bewandert im Umgang mit den sozialen Medien, lohnt es sich, auf Schwarmwissen zu setzten - bestimmt hat eines der Teammitglieder Erfahrung und teilt diese gerne. Und wenn nicht, schauen Sie sich einfach unseren neuesten Blog zum Thema Soziale Medien für die Zahnarztpraxis an.

Einzelgespräche mit Mitarbeitern führen

Einzelgespräche sind viel mehr als nur „Mitarbeitergespräche“. Beide Parteien bekommen die Möglichkeit, dem anderen mitzuteilen, was man lernen und in welchem Bereich man sich weiterentwickeln möchte. Gleichzeitig wird deutlich, was man darüber hinaus für seine Mitarbeiter tun könnte. „Lassen Sie uns diese Zeit nutzen, um die Beziehung zu unseren Teammitgliedern zu festigen, mit ihnen zu sprechen, herauszufinden, welche Probleme sie haben und was sie lernen möchten. Sprechen Sie auch darüber, was Sie selbst erreichen möchten - vielleicht lassen sich die Ziele in Einklang bringen.“

Um produktiv zu bleiben, müssen nun alle Branchen nach kreativen Wegen und Lösungen suchen. Ein konkreter und präziser Plan für Ihr Team und Ihre Praxis wird Sie dabei unterstützen, gestärkt aus dieser Situation herauszugehen.